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Syzan Academy

Excel appliqué aux futurs archivistes

Excel appliqué aux futurs archivistes

À l’issue de la formation, les participants seront capables de :

  • Construire des tableaux d’inventaire archivistique.
  • Nettoyer et fiabiliser des bases documentaires
  • Automatiser le calcul des échéances de conservation
  • Analyser et synthétiser rapidement des données d’archives
  • Exploiter Excel pour la gestion documentaire professionnelle
Archivistes, agents des archives, gestionnaires documentaires :
  • Services d’archives publics, ou privés (collectivités, départements…)
  • Administrations ou organismes producteurs d’archives
  • Nouveaux utilisateurs d’Excel souhaitant exploiter leurs inventaires
La formation est également accessible aux personnes à mobilité réduite. Les locaux et les modalités pédagogiques sont adaptés afin de garantir des conditions d’accueil optimales.

Pédagogie active, basée sur des cas réels :

  • Exercices sur tableaux d’archives (Données liées à la conservation, Données administratives, Données de classement et indexation…)
  • Manipulations sur PC individuel
  • Études de cas par module
  • Correction guidée pas à pas
  • Utilisation d’exercices progressifs : Tri, filtres, Power Query, Tableaux croisés dynamiques

Programme de la formation

🏛️ Formation : Excel appliqué aux futurs archivistes 
🎓 Niveau : Initiation + Mise en pratique professionnelle 
🏫 Modalité : Présentiel 
🕒 Durée : 3 jours 

  • Découvrir l’interface : ruban, cellules, feuilles, barre de formule

  • Saisir, modifier, copier, coller des valeurs : texte, nombres, dates

  • Ajuster colonnes et lignes, gérer les formats

  • Création d’un tableau structuré : titres, colonnes, groupes documentaires

  • Mise en forme conditionnelle simple (type d’archive, statut)

  • Tri simple et avancé (par cote, date, service producteur)

  • Filtres standard, texte, dates, numériquesShape

  • Utiliser les fonctions basiques (SOMME, NB, MOYENNE, NBVAL,..)

  • Réaliser des calculs d’indicateurs simples

  • Comprendre la logique des formules et fonctions Excel

  • Calculer la durée de conservation selon réglementation

  • Utiliser les fonctions utiles aux archivistes (Dates, conditionnelles …)

  • Automatiser les statuts « À conserver / À détruire / À revoir »

  • Supprimer les doublons, espaces, uniformiser textes

  • Transformer des données importées (Word / externes)

    Utiliser Power Query ou Assistant de conversion Excel

  • Construire un TCD d’analyse d’archives

  • Synthétiser par service producteur / format de document

  • Concevoir un tableau récapitulatif du suivi des archives

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